GPOI : Processo, Sistema, Riprogettazione , Programma e Project Managment. Spiegato in maniera chiara e semplice.
Introduzione
- Cos'è un processo ?
- Cos'è un'Organizzazione ?
- Cos'è un Progetto ?
- Cos'è un Sistema ?
- La Riprogettazione
- Il Project Managment
- La Dematerializzazione
Per processo si intendono tutte quelle attività svolte con continuità all’interno di un’organizzazione per raggiungere un o più obiettivi e risultati.
Organizzazione = è un gruppo di persone che hanno scopi e obiettivi in comune. Sono dei sistemi pubblici o privati che per lavorare bene hanno bisogno di regole, quindi hanno bisogno di processi e azioni.
Per sistema si intende un insieme di elementi che interagiscono o hanno un legame tra di essi per arrivare ad un fine o ad un obiettivo comune. Un sistema può anche essere una “cosa” che risponde con degli effetti in uscita a della cause in entrata, quindi un sistema può essere semplicemente una cosa regolata dal principio dalla causa effetto.
Progetto
Progetto = è un insieme di attività che apportano cambiamenti all’interno del lavoro delle organizzazioni.
Il progetto è :
Un insieme di attività (anche il processo è un insieme di attività, la differenza tra i due sta nel tempo. Il processo sono azioni che avvengono con continuità e che quindi si ripetono sempre, non hanno una fine. Il processo è un’insieme di attività ma con durata limitata nel tempo, quindi tutte le attività hanno un inizio e hanno una fine)
Durata limitata, con inizio e fine
Come già detto il processo sono una serie di azioni, quindi il progetto stesso è composto da processi che hanno però un tempo limitato. Possiamo quindi dire che gli unici processi che hanno un’inizio e una fine sono quelli di un progetto, non vengono svolti con continuità poiché essendo legati al progetto avranno anche loro inizio e fine.
Il progetto avrà come risultato finale dei nuovi processi o dei processi già esistenti ma modificati.
La differenza tra processo e progetto sta nella frequenza con cui si ripetono le attività, sta nella differenza di rischio, creare un progetto e implementarlo è pi
rischioso di continuare ad eseguire un processo già ben consolidato. I processi risultano più affidabili perché sono testati e nel tempo se seguiti bene vengono consolidati
Il progetto:
apporta cambiamenti all’interno del consueto lavoro dell’organizzazione.
Hanno un obiettivo o un punto di arrivo
Creano nuovi processi o modificano quelli già esistenti
Sono molto più rischiosi a causa dei fattori citati precedentemente,
Progetto e progettare NON sono la stessa cosa. Progettare è l'effettiva azione atta alla creazione e alla realizzazione del progetto.
Progettare = azione che crea il progetto
Progetto = è l’effettivo risultato che apporterà se eseguito bene a delle modifiche di processi già esistenti o alla creazione di altri processi
Riprogettazione = è una revisione radicale di fondo, per essere attuata ha bisogno di uno specifico processo. Per fare una riprogettazione non bastano solo piccole variazioni ma bisogna fare specifici controlli
Un processo può essere :
Formalizzato : il processo viene descritto, assume una forma. Se il processo è formalizzato può essere migliorato, migliorando di riflesso tutti i vari step che lo compongono. Quindi se un processo è formalizzato può essere migliorato. Se formalizzato garantisce una costanza e una qualità nel tempo. Possiamo dire che un processo ben descritto è un insieme di regole, conoscendo queste regole e mettendolo in pratica come vengono descritte ci permette di monitorare e organizzare meglio tutte quelle serie di azioni.
NON formalizzato : il processo non è descritto, viene messo in pratica ma non è descritto, quindi è legato semplicemente alla persona o al gruppo di persone che hanno lo scopo di portarlo a termine, c’è il rischio che se queste persone vengono cambiate, il processo non continuerà più a funzionare.
(C’è il rischio che nonostante il processo sia Formalizzato, la sua descrizione non rispecchia il reale processo, ciò può comportare gravi danni poiché in caso di miglioria o in caso di problema non si ha neanche una base di partenza per modificare tale processo. Se Formalizzato ma non eseguito realmente come descritto in caso di problema o di miglioramento di qualche aspetto del processo non si ha nemmeno una base su cui partire. )
Programma
Un programma è un insieme di progetti coordinati tra di loro. Finisce un progetto e ne inizia un altro. Gli output di un processo 1 saranno gli input di un processo 2 e così via. Questa catena di processi che forniscono input per il processo successivo si chiama programma. La nascita di un programma nasce quando un progetto in sé è troppo complicato e pericoloso da realizzare, quindi viene scomposto in progetti più piccoli, di durate più brevi, tutti legati tra di loro, ciò prende il nome di programma.
(spiego la stessa cosa in entrambi i blocchi, ricapitolo il concetto per renderlo più chiaro)
Per programma si intende una successione di progetti, solitamente un programma nasce perché il progetto principale è troppo complesso e rischioso, allora si opta per dividerlo in progetti più piccoli, al completamento di uno ne inizia un altro. Quindi gli output di un progetto costituiscono gli input di un altro, e di conseguenza l’esito del primo condiziona l’avvio del secondo progetto. Questa catena si chiama programma.
Il project management (gestione di progetto ) : sono dei metodi appositamente definiti per la realizzazione di un progetto.
Le tecniche di project management sono vecchissime, sono tecniche già definite ed applicate al tempo degli egizi per la costruzione di grandi opere come le piramidi. Il project management come lo conosciamo oggi, si è evoluto negli anni successivi alla seconda guerra mondiale con le missioni spaziali. Il project management si è evoluto così tanto che è una pratica utilizzata in moltissimi settori, adesso il project management è una pratica di gestione di processi che si trova in molti settori come l’industria farmaceutica, industria elettronica dei semiconduttori e dei computer, informazione tecnologica, missioni spaziali, cinematografia ecc….
I settori più complessi che necessita di un ottimo project managment sono :
Industria dei semiconduttori e computer
Missioni spaziali
Industria farmaceutica
Dematerializzazione: si intende l'eliminazione della carta all’interno delle aziende, sostituendola con mezzi digitali per evitare sprechi.
Vantaggi della Dematerializzazione :
salvaguardia dell’ambiente
Maggior efficienza e velocità nella comunicazione
Tempi e costi minori
Enti dove sta avvenendo la dematerializzazione:
Enti pubblici : comuni, ministeri, ospedali. Si utilizzano PEC, siti web ecc…
Scuole : registro elettronico, LIM per evitare sprechi di gesso, siti web per le comunicazioni e non più fogli di carta, pagella elettronica ecc…
aziende private
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